Dokumentacija je često neophodan zadatak za posao i kod kuće. Ako predugo preskačete ulaganje, možete skupiti veliki hrpu papira za čije će sortiranje biti potrebni sati ili čak dani. Da vaše poštansko sanduče ne bi bilo pretrpano, sortirajte sve papire koje svakodnevno primate. Zatim stvorite sistem arhiviranja koji radi za vas. Koristite svoj sistem za sortiranje papira kako biste mogli lako pristupiti važnim dokumentima kad god vam zatreba!
Koraci
Metoda 1 od 3: Rukovanje dnevnim prilivom papira
Korak 1. Kreirajte centralno prijemno sanduče za čuvanje papira sve dok ih ne budete mogli sortirati
U centralnu kutiju svakodnevno stavljate sve papire koji vam se nađu na stolu ili u poštanskom sandučetu. To vam može pomoći da ostanete organizirani sve dok nemate vremena za sortiranje i rukovanje svakom stavkom.
- Možete upotrijebiti malu kartonsku kutiju kao središnju ulaznu kutiju ili u tu svrhu nabaviti posebnu kutiju, korpu ili ladicu.
- Stavite kutiju na ugao vašeg stola, na sto blizu ulaznih vrata ili na neko drugo vidljivo mjesto kako na nju ne biste zaboravili.
Korak 2. Svakodnevno prolazite kroz sandučić i odložite važne stavke
Pogledajte svaku stavku u kutiji jednom dnevno kako biste potražili stavke koje zahtijevaju vašu neposrednu pažnju. To može uključivati račune koji uskoro dospijevaju na naplatu, pozive za zabave ili obrasce osjetljive na vrijeme. Odložite ove stavke kako biste se odmah mogli pobrinuti za njih.
Možda ćete htjeti nabaviti drugu kutiju različite boje od prve u koju ćete staviti hitne stavke. Na primjer, mogli biste dobiti crveni okvir koji označava da su to hitne stavke
Korak 3. Stavite stavke koje želite podnijeti u okvir za podnošenje dokumenata
Treću kutiju držite pored centralne kutije za prijem i hitne kutije. Koristite ovo kao mjesto prikupljanja za stavke koje želite arhivirati. To će vam pomoći da ih organizirate dok ne budete spremni za podnošenje.
Uvjerite se da je ova kutija drugačije boje od ostalih kutija. U suprotnom, možete pomiješati kutije
Korak 4. Bacite nepotrebne predmete u kantu za recikliranje papira
Svaka neželjena pošta ili drugi nebitni predmeti koji završe u vašoj kutiji mogu ići direktno u kantu za reciklažu. Identificirajte ove stavke dok pregledavate dokumente i odmah ih premjestite u kantu kako biste lakše ostali bez nereda u kutiji.
- Držite kantu za recikliranje na podu kako je ne biste pobrkali s ostalim kutijama.
- Ako bilo koji od nepotrebnih predmeta sadrži osobne podatke, izrežite ih prije odlaganja.
Metoda 2 od 3: Odabir sistema arhiviranja
Korak 1. Odredite mjesečnu i dnevnu datoteku ako imate puno zadataka za upravljanje
Ovo je poznato kao Tickler sistem arhiviranja i odličan je način da pratite šta trebate raditi svaki dan. Odredite mapu datoteka za svaki mjesec i mapu za svaki dan u mjesecu. Zatim umetnite stavke u datoteke. Stavite stavke prema datumima koji su vam potrebni za rad na njima.
Na primjer, ako trebate platiti račun 23. septembra, umetnite račun u fasciklu za taj datum
Korak 2. Mape datoteka po abecednom redu kako bi važni dokumenti bili pri ruci
Abecedno arhiviranje korisno je za pronalaženje datoteka za pojedinačne ljude, preduzeća ili subjekte. Ovo bi moglo biti idealno ako imate mnogo kupaca i želite voditi evidenciju o svakom od njih, ili ako želite jednostavan način upravljanja vašim kućnim spisima.
- Pobrinite se da prezime pojedinaca prvo stavite na oznake datoteka, poput "Jones, Susan" ili "Watson, David".
- Zanemarite riječi poput "The", "A" i "An" prilikom podnošenja po nazivu preduzeća. Na primjer, ako imate klijenta čije se poslovanje zove “Boginja kolača”, podnesite datoteku prema “C” u “Cake”, a zanemarite “T” u “The” prilikom podnošenja.
Korak 3. Odaberite numerički sistem arhiviranja za kratkoročne potrebe podnošenja
Ako imate kratkoročni projekt za koji želite voditi evidenciju, tada bi numerički sistem arhiviranja mogao najbolje funkcionirati. To je kada svakom dokumentu dodijelite broj i unesete ga prema broju. Međutim, imajte na umu da ćete također morati pratiti koji dokument odgovara kojem broju, na primjer pomoću proračunske tablice.
- Na primjer, sve stavke koje ste primili u toku sedmice 14. marta možete dodijeliti fascikli s oznakom 1, zatim sve stavke za sedmicu 21. marta u datoteci označenoj 2 itd.
- Druga je mogućnost označiti datoteke prema datumu i organizirati ih kronološki. Na primjer, stavke primljene 2. maja 2018. godine mogu se čuvati u datoteci označenoj 2/5/2018.
Korak 4. Označite datoteke bojama kako biste brzo i jednostavno pronašli stavke
Odredite boju svakoj kategoriji datoteka. To će vam pomoći da na prvi pogled pronađete kategoriju datoteka.
- Na primjer, koristite crvenu boju za medicinske račune, plavu za poreze, a zelenu za osiguranje.
- Za označavanje numeričkih ili abecednih datoteka u boji dodijelite boju numeričkom ili abecednom rasponu, kao što su datoteke 1-25 ili A-G zelene, 25-50 ili H-M ljubičaste i 50-75 ili N-R žute.
Korak 5. Uključite dodatne relevantne informacije u fasciklu datoteke
Dodavanje dodatnih informacija za opisivanje datoteke ili bilo koje potrebne radnje također će pomoći da vaš sistem arhiviranja bude efikasniji. Da biste to učinili, možda želite dodati 1 ili više sljedećih stavki:
- Broj datoteke ili ime
- Naslov datoteke
- Datum otvaranja i zatvaranja datoteke
- Naziv odjela ili tima
- Broj računarskog zapisa
- Datum odlaganja i način odlaganja
Metoda 3 od 3: Organiziranje radova u datoteke
Korak 1. Postavite najnoviji dokument na vrh datoteke
U tome će vam pomoći datum koji je naveden u dokumentu. Nakon što ste pripremili svoje dokumente i postavili sistem arhiviranja, možete početi stavljati stavke u datoteke. Uvijek pazite da najnoviji dokumenti za svaku datoteku budu odmah na vrhu kako bi im bilo lako pristupiti.
Na primjer, ako imate dosje za osiguranje svog vlasnika kuće, tada biste htjeli staviti najnoviji zapis o osiguranju vašeg plaćenog vlasnika na vrh datoteke
Korak 2. Čuvajte priloge sa dokumentima na koje se odnose
Ako imate relevantne priznanice ili druge dokumente koje morate čuvati zajedno s drugim dokumentom, pobrinite se da ih držite zajedno u istoj datoteci. Možda ćete čak htjeti spajati priloge ili spajalice na stražnjoj strani dokumenta.
Na primjer, ako imate račun za plaćanje računa za struju, spojite ga iza računa u slučaju da ga trebate uputiti
Korak 3. Stavite velike dokumente u zasebne koverte
Ove koverte možete staviti iza datoteka na koje se odnose. Obavezno priložite opis sadržaja na prednjoj strani koverte. To će pomoći u uklanjanju nereda u vašim datotekama i poboljšati efikasnost vašeg dosijea.
Na primjer, ako imate nacrte projekta na kojem radite, mogli biste ih staviti u veliku omotnicu
Korak 4. Uložite originalni dokument i zbrinite sve kopije
Ne podnošenje duplikata pomoći će u sprječavanju zabune kada tražite stavku u svojim datotekama. Ako naiđete na duplikate, odložite ih i uložite samo originalni dokument.
Ako niste sigurni koji je dokument original, možda ćete morati podnijeti obje stavke kako biste bili sigurni da imate original. Međutim, pokušajte to ne činiti prečesto jer će se vaše datoteke brzo skupiti
Savjeti
- Ako niste sigurni hoćete li stavku predati ili reciklirati, zadržite je 30 dana, a zatim je ponovno procijenite.
- Skeniranje nebitnih dokumenata još je jedan dobar način da uklonite nered u papiru, a da pri tom i dalje zadržite informacije u dokumentu u slučaju da vam zatrebaju.
